写作不是“让 AI 替你负责”，而是让它先出结构清晰的草稿，你再把关事实与立场。打开 https://chatgpt.com，下面三种中文体裁最常被问到：邮件、纪要、说明文。模板可直接改字使用，也适合放进你的个人提示词库。
这三类文字有一个共同点：读者明确、信息密度优先、空话最招人烦。因此提示词要围绕读者与验收标准来写，而不是围绕“文采”。把 ChatGPT 当起草助理，把你自己当责任编辑，分工就会清楚。
场景一：邮件——先定关系，再定长度
中文邮件败在称呼混乱与信息淹没。提问时写清：
写信人身份：采购助理
收信人：供应商对接人（姓李）
目的：确认交货是否仍为周五
语气：礼貌、直接
长度：120 字内
必须出现：订单号（我稍后填）、回复截止时间今天下午 4 点
不要：过度抱歉、英文夹杂
生成后你只做三件事：填真实订单号、改署名、检查是否有不该承诺的句子。若要“再软一点/再硬一点”，只调语气一个维度。需要抄送说明时，另加一行“文末用一句话写清抄送原因”，避免模型自动写一堆客套。
若是回复长邮件，先让它“用三条要点概括对方诉求”，你确认后再起草回复，能少答非所问。对外正式邮件，还可要求“给出主题行 3 个备选，不超过 18 个字”。
场景二：纪要——区分事实与待办
会议纪要最怕把讨论过程写成散文。可用：
根据下列口述要点整理纪要。
结构固定：结论 / 待办（负责人+时间）/ 未决议题。
只使用我提供的信息；冲突处列出“待确认”。
待办必须可勾选，一句一件事。
然后粘贴你的要点。若录音转写很乱，先让它“清洗口语，但不新增事实”，你确认清洗稿后，再格式化成纪要。对外转发前，删除不宜公开的点名批评。
进阶用法：让它额外输出“需要会后单独确认的歧义列表”。你会发现，真正费时间的不是排版，而是把含糊结论钉死。桌面分屏时，一边贴原始要点，一边改纪要，效率更高。若多人轮流记录，可规定统一模板，减少风格打架。
场景三：说明文——给读者与边界
产品说明、流程说明、内部 Wiki 都适用：
读者：第一次使用该流程的新同事
目标：能独立完成提交
结构：前提条件 → 步骤（编号）→ 常见失败 → 找谁求助
禁止：营销口号、未经验证的耗时承诺
先给步骤大纲，我确认后再写全文。
说明文验收标准很具体：一个没听过项目的人，能否只靠文档做完。若不能，让 ChatGPT 标出“仍依赖口头传统的步骤”，你去补真实信息。也可以要求“每一步写出预期结果”，方便自检。
对已有旧文档，提示“保留正确步骤编号，只改过时段落”，比推倒重来更安全。涉及界面按钮名称时，让它“不要擅自改名”，避免文档与产品不一致。
三种体裁共用的校对清单
- 有没有编造你没给的时间、金额、人名？
- 称呼与“你/您”是否一致？
- 待办是否有负责人？
- 是否误用英文术语而团队并不使用？
- 敏感数据是否不该出现在可转发文本里？
- 结尾是否突然出现无信息量的口号？
把这份清单固定在你的第二次追问里：“按下列清单自检并修改……”。模型会更老实。终校仍要你自己点开原始材料核对关键数字。
材料怎么喂更省事
- 邮件：贴旧邮件线程中需要回应的一段即可，不必全历史。
- 纪要：按发言人粗分点，比一整段流水账更好用。
- 说明文：贴现有残缺文档 + “保留已有正确步骤编号”。
在桌面浏览器分屏：一边 ChatGPT，一边终稿文档，效率更高。手机上则建议先出大纲，回电脑再扩写。涉及客户名称时先替换成代号，终稿再还原。一次只处理一种体裁，不要在同一对话里又写邮件又写说明书。
小结
邮件拼关系与长度，纪要拼结论与待办，说明文拼读者与边界。三者都在 chatgpt.com 用同一逻辑：给足事实、锁死结构、禁止脑补、人来终校。写得快，不等于可以不负责；把模板用熟后，你省下的时间应花在核对事实上，而不是继续雕空话。
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