AI办公效率

邀请函要让对方知道何时去哪、为何参加，以及如何回应。本文用一张明确的活动事实卡生成邀请草稿，缺的地点和报名方式都不能让AI擅自补上。

推荐信的可信度来自推荐人亲自知道的事实。让ChatGPT整理文字时，应先区分观察记录、听说的评价和没有依据的能力判断，防止信写得流畅却难以签名负责。

项目申请书要说明为何做、怎么验收和缺哪些条件。ChatGPT可把事实卡整理成草稿，但证据和预算必须来自申请人，不应由它用“预计提升30%”补成漂亮承诺。

AI生成的计划如果塞满每个小时，很容易忽略你的固定安排。本文先给可用时段和估计工时，让AI排一版可检查的工作计划，并把资源不足明确暴露出来。

让AI处理报销材料时，先把职责限制在缺件检查。它可以对应凭证清单和报销申请，却不能据此确认费用合规、发票真伪或付款成功。本篇使用虚构内部规则演示逐单核对。

工作日志应能说明做过什么，而不是把一天写成几段“积极推进”。DeepSeek可以把零散记录归入时间线，但必须保留未完成状态，不把计划事项包装成业绩。

把“准备培训”拆成“做好准备”没有行动价值。本文让AI按可交付的成果、前置依赖和已知截止点拆任务，帮助负责人检查能否执行；资源和时间估计仍由执行人确认。

“系统更好用”无法用于判断功能完成。AI可以帮助把需求拆成用户故事和验收条件，但不能替业务负责人补权限、金额和流程。本文从一条访客查询需求开始，演示如何留下未知项。

会议议程要告诉参会人需要做什么决定，而不是把“交流讨论”重复几遍。用AI整理议程时，先给总时长、必须议题与决策权归属，再核对每段时间能否装进会议。

处理邮箱前先定义类别。AI只应按邮件文本和你给定的规则标记，不应根据发件人名气猜优先级。本文用四封虚构邮件建立一个可复查的分类小样。